5 conseils pour organiser un événement professionnel

Conseils et astuces pour organiser au mieux votre événement professionnel  !

Vous avez pour projet d’organiser un événement (séminaire, soirée d’entreprise, cocktail, voeux à la presse…), nous vous présentons nos 5 meilleurs conseils pour aborder cette mission en toute sérénité !

1. Définir au mieux ses attentes

A quel cible je m’adresse ? Quel budget vais-je pouvoir allouer à mon événement ? Quel message vais je véhiculer ? En amont de la préparation de votre événement il est important de se poser les bonnes questions afin d’avoir un fil conducteur identifiable. Réunissez en amont le plus d’informations, et cernez au mieux les besoins pour votre entreprise dans votre stratégie de communication.

2. Interrogez vos prestataires

Novice ou expérimenté, il est important de consulter au plus tôt vos prestataires afin de bénéficier de leurs expertises. En effet, rien de mieux que des conseils de professionnels pour vous aider à dresser votre événement et par la même occasion votre check-list. Avant de consulter vos prestataires, veuillez à avoir une idée précise de ce que vous souhaitez afin de pouvoir adresser un brief clair, qui vous aidera à recevoir les devis les plus adaptés à votre demande. Transmettez le format de l’événement (cocktail, cocktail dinatoire, dîner assis…), le nombre de personnes approximative que vous souhaitez convier ainsi qu’une fourchette budgétaire.

Notre agence, vous aide à concevoir votre événement dès les balbutiements. En effet, notre équipe est là pour vous écouter et vous proposer au vue de vos attentes l’événement le plus adaptés à vos besoins.

3. Établir une check-list

La check-list vous permettra de penser à tout pour le jour J et à rester ordonné dans vos tâches. En effet, n’hésitez pas à hiérarchiser par ordre d’importance ainsi que chronologiquement vos tâches, cela vous aidera à rester organiser.

VDEM vous facilite également la tâche en internalisant la quasi totalité des prestations dont vous allez avoir besoin pour votre événement. Vous bénéficiez alors d’un seul et unique interlocuteur de confiance, ce qui vous permettra d’être plus flexible et rassuré.

Pour créer une check-list digitale nous vous recommandons d’utiliser ces applications.

4.  Envoyez vos invitations

N’attendez pas avant de lancer vos invitations. En effet, c’est l’étape la plus importante dans l’organisation d’un événement professionnel. Pour cela, nous vous conseillons un envoi par palier de vos invitations. En effet, il ne faut pas vous laisser dépasser si trop de personnes répondent présentes par rapport à vos capacités d’accueil. Un envoi par séquencé vous permettra de gérer au mieux vos taux de réponses. A noter, qu’il est nécessaire de faire parvenir vos invitations au moins 3 semaines à l’avance.
Si vous n’avez pas de graphiste en interne pour créer votre invitation, n’hésitez pas à vous tourner vers nous.

5. Marquez les esprits

Quoi de plus gratifiant qu’un client qui vous rappelle avoir participer à l’un de vos événements il y a 5, 10 ou 15 ans. En effet, en proposant un événement qualitatif et sortant de l’ordinaire, vous augmentez vos chances à marquer l’esprit de vos invités.

Pour cela, chaque prestation de votre événement est important, il faut savoir surprendre, allier scénographie et innovation, cocktail à base de produits frais et grands vins/champagnes. Un événement est un tout, et chaque détails travaillés en fait un moment inoubliable pour vos invités.

 Nos équipes sont à votre écoute pour échanger sur l’événement le plus adapté pour recevoir vos invités.